Acepto

COOKIES

Esta web utiliza cookies técnicas, de personalización y de análisis, propias y de terceros, para anónimamente facilitarle la navegación y analizar estadísticas del uso de la web. Obtener más información

El camino del éxito: Productividad haciendo foco en categorías y tiempos

  • Asier de Artaza

Caso de exito

Para el éxito debíamos tener claro cuál es nuestro destino, y los ámbitos a través de los cuales llegamos a él. Dicho de otra manera, nos plantemos de una forma muy pragmática y realista cómo fijar nuestros objetivos. Empezábamos por entender nuestra realidad con criterio y apoyándonos en el Psicobusiness a lo largo de todo el desarrollo, desbrozando la información, y perfilando los ámbitos o categorías sobre los tendríamos que desarrollar nuestros esfuerzos.

Pasamos ahora a ver con más detalles prácticos cómo conseguir ser súper-eficaces, súper-ejecutivos para llegar a dicho destino. Para ello, tomaremos el testigo del escrito anterior en el concepto de categorías de información, que denominábamos buckets.

Estos consisten en agrupaciones de información por temáticas, campos, áreas, funciones, y/o proyectos; en definitiva, aquellas formas de entender de qué se compone nuestro puesto, ya sean las rutinas habituales, proyectos circunstanciales o las funciones últimas que tenemos.

Estos buckets que nos han parecido más relevantes para entender la situación, nos permitirán estructurar una realidad relativamente caótica en unos apartados informativos que la hagan inteligible. A su vez, estos mismos buckets, como decíamos cubos o contenedores en inglés, serán los ejes sobre los que plantearemos nuestro desarrollo en el trabajo para llegar a nuestros objetivos.

Vayamos con un caso práctico si quiero asumir lo mejor posible mi responsabilidad y, por ejemplo, soy un profesional del ámbito tecnológico: mi objetivo podría ser tener éxito en la compañía llevando la posición de la empresa en proyectos de gran complejidad al máximo nivel.

Bajo estas premisas desarrollaría así este método de productividad. Tras un análisis completo, a la hora de entender mi trabajo, habré definido mis buckets; en este ejemplo, los siguientes:

(AUTO FORMA) Mi autoformación, en gestión, en habilidades profesionales y en cuestiones de producto tecnológico.

(ADMON) Tareas administrativas y de bajo valor, como gastos, reportes, organización general.

(DES CLIE) Desarrollos y producción de grandes clientes del servicio tecnológico que presta mi empresa,

(DES OTROS) Otros desarrollos de menor relevancia

(COMER) Soporte al dpto. comercial en soluciones avanzadas y personalizadas.

(PNAS) Mi equipo y personas, atención, actualización, desarrollo…

Es decir, desarrollándolo un poco más, a nuestros buckets les hemos comenzado dando un nombre, describiendo lo que contienen y explicitando algunos de sus subelementos; acto seguido habremos encontrado y ordenando dichos subelementos o subcategorías que lo componen, priorizándolos en su peso específico dentro del bucket.

Por lo tanto, he considerado que mi responsabilidad queda entendida y contemplada en estos campos (buckets). De forma inteligente puedo servirme de ellos para organizarme y fluir con coherencia, prestando atención a estas categorías y subcategorías específicas, en vez de tratar mis tareas, o mi función en la empresa, como un todo más general, compuesto de muchas tareas que debo de sacar hacia delante con un orden u otro, que es como habitualmente hace la mayoría de la gente y que no es demasiado productivo.

Asignar prioridades e importancias

Pero mis 6 buckets elegidos no tienen todos los mismos pesos específicos, desde la perspectiva de su aportación al objetivo final. Así que consideraré en primer lugar qué importancia tienen para la consecución de mis objetivos fijados cada uno de ellos, y los priorizaré puntuándolos de 1 a 4. Por ejemplo, pondré un 4 a los desarrollos en grandes clientes versus un 1 a las tareas administrativas; y así iré decidiendo sobre cada bucket. De la misma manera podría hacerlo dentro de cada bucket con sus subcategorías. De tal manera que todo no contribuye igualmente a la eficacia (entendida por conseguir el objetivo) y a la eficiencia (conseguirlo con el mínimo desgaste, tiempo y dinero posible); y lo estoy identificando para posteriormente obrar en consideración.

La puntuación de cada bucket dividida entre la suma total acumulada de todos ellos, me dará un porcentaje de importancia de cada uno. Bueno, pues éste es el dato clave, toda mi atención, todos mis esfuerzos deben fijarse en tratar de trasladar dichos porcentajes a mi dedicación. Porque si el “desarrollos en clientes” es un 35% de importancia y “tareas administrativas” representa un 5%, tengo que estar ojo avizor al tiempo. No olvidemos que uno de los recursos más limitantes es el tiempo y si le dedico tiempo de más a un bucket se lo dedico de menos a otro. En el ejemplo tenemos, que lo que le dedique a mis notas de gastos, los informes y reportes... sea 6 veces menos que lo que le debo dedicar a “desarrollo en clientes”.

Y precisamente, el siguiente paso se trata de esto mismo, llevar a horas lo que dedicamos a cada bucket. Llevándolo a nuestro caso, empecemos porque si tenemos 40 horas semanales de trabajo, e imaginemos que de ellas asignemos inicialmente 30 horas a este sistema de productividad; tendremos que dedicar semanalmente entorno a diez horas a grandes clientes y una hora y media a tareas administrativas.

Por ejemplo, si le dedico 3 horas a las tareas administrativas, como probablemente tengan potencial de ser ocupadas, estaré haciendo muy bien dichas tareas; pero, sin embargo, no estaré haciendo bien mi trabajo, estaré quitándole 1,5 horas a los desarrollos en clientes.

En este ejemplo comenzamos por dedicar 30 horas semanales porque decidimos dejar 10 para imprevistos y otras cuestiones no categorizables, al menos de momento. Respecto a esta división del tiempo, no hay una regla concreta, cada uno verá cómo le es más efectivo y realizable.

Las tres aportaciones críticas de este método son el realizar una gestión más específica de las subáreas de nuestro puesto; el poner éstas al servicio de nuestros objetivos; y la no menos importante; combatir la inmensa cantidad de interferencias sin “ton ni son” que tenemos en el día a día; la mayoría de ellas de escaso valor y que nos impiden hacer el foco suficiente sobre lo que tenemos entre manos y poder mantener unas proporciones por áreas.

Y es que pensémoslo, ¿cuántos inputs nos invaden a lo largo del día? Si nos ponemos a atenderlos, no estaremos dando más que bandazos de tema en tema y maximizando la pérdida de tiempo. Uno de los factores que más tiempo consume es el desconectarse de un tema para concentrarse en uno nuevo y tener que cargar en nuestra cabeza nuevos datos; necesarios para alcanzar la adecuada fluidez mental.

Pero volvamos a nuestras 30 horas, éstas son las que vamos a dedicar al sistema y aplicaremos los porcentajes de peso de cada bucket y obtendremos las horas a dedicar a cada uno de ellos. Siguiendo con nuestro ejemplo tendremos que a “desarrollos en clientes” le corresponde una dedicación de 10,5 horas y a “tareas administrativas” 1,5 horas. Y así seguiríamos calculando con el resto hasta llegar a nuestras 30 horas.

Teniendo claras las horas semanales a trabajar en cada área, trataremos de hacer una distribución previsional de ellas a lo largo de los días de la semana, siendo inflexibles siempre que lo permita la situación, para conseguir esas dedicaciones e ir avanzando hacia la consecución de nuestro objetivo. Digo previsional porque hay trabajos que permiten una asignación muy ortodoxa y otros en que parte de ella se va gobernando a la semana reparando en cuando se va acumulando de un bucket y cuando nos falta de otro; modulando para acabar ésta en los porcentajes planificados.

Cierto nivel de organización

Entonces, hemos logrado que nuestra organización y planificación general tenga en cuenta estas dedicaciones, tratando de respetar los momentos en los que corresponda hacer una u otra cosa. Así, si nos hemos propuesto los viernes, resolver “tareas administrativas”, y nos entra un email correspondiente al sub-área “mi equipo y personas”, en vez de meternos con él, lo atenderemos el martes, suponiendo que es el día en el que nos meteremos con este campo. Salvo lógicamente que sea una cuestión crucial que realmente no puede esperar y justifique una excepción. Si pasase esto, modularemos la dedicación futura de “mi equipo y personas” a favor de tareas administrativas, compensando la desviación y realineándonos en el camino a nuestro objetivo.

Toda esta dedicación la iremos recogiendo semana a semana en una tabla (ver imagen) de forma que podamos ver cómo ha terminado la semana en el reparto de dedicaciones y lo tengamos en cuenta para corregir las desviaciones la semana que viene, como comentábamos con el caso de “tareas administrativas”. Realmente lo que estamos haciendo es empujar todas las subáreas de forma inteligentemente proporcionada y administrar con cuidado las interrupciones; consiguiendo estar a lo que nos toca con más foco, y, por tanto, con mucha más productividad.

Una vez comenzada esta forma de gestionar nuestra productividad, durante las primeras semanas iremos haciendo algunos ajustes a las dedicaciones que nos habíamos marcado. Los ajustes casi siempre son necesarios ya que lo anterior ha sido un ejercicio teórico y, por tanto, suele ser mejorable al ponerse en práctica en la vida real.

También, paulatinamente podemos incluir más horas semanales en este sistema, y en vez de 30 asignar por ejemplo 35. Debemos percatarnos de que en el fondo aquellas que no estemos asignando las estamos dejando en el cajón de sastre; es decir al libre albedrío de las circunstancias externas y no al servicio de su aportación a nuestros objetivos; pero bueno siempre es conveniente tener cierta holgura y no estar tan apretado.

Así, tras varias semanas tendremos una programación eficaz de nuestro día a día, mucha mayor productividad, y una idea clara de lo que hemos hecho, lo que debemos modular en tiempos y lo que nos queda por hacer; por áreas y en el compendio general de nuestro puesto.

No pasa nada si durante alguna semana te tomas un descanso y no lo pones en práctica, te servirá para darte cuenta de lo mal que se aprovecha el tiempo sin este método. En definitiva, es lo que hace toda la gente a tu alrededor.

Asier de Artaza. Director de www.yesmanagement.es y experto en Psicobusiness.